Agentur Manual: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 11. Februar 2016, 12:36 Uhr

Jeder ist Kunde eines jeden, Agentur-Manual der reinstil GmbH & Co. KG

Dieses Motto muss die Zusammenarbeit aller im Unternehmen tätigen Mitarbeiter prägen.

Als Unternehmen genießt die reinstil GmbH & Co. KG bei Geschäftspartnern und Mitarbeitern einen exzellenten Ruf, legt Wert auf Integrität und hat einen hohen Anspruch an ethisch einwandfreies und rechtskonformes Handeln und ist sich seiner Verantwortung bewusst. Was nach außen gilt, gilt auch nach innen. Mit den vorliegenden Verhaltensregeln bekennen wir uns zu unserer Verantwortung gegenüber dem Unternehmen, gegenüber unserem geschäftlichen und sozialen Umfeld und gegenüber unseren Mitarbeitern.

I. Allgemeine Verhaltensregeln

1.1 Verhalten Mitarbeiter Die reinstil GmbH & Co KG erwartet von allen Mitarbeitern, dass sie durch ihr Verhalten zu einer positiven Atmosphäre am Arbeitsplatz beitragen. Ein positives Klima unterstützt die Motivation der Mitarbeiter und bildet die Grundlage für nachhaltige Geschäftserfolge. Toleranz und Respekt füreinander zählen zu den grundlegenden Überzeugungen aller Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter ist darüber hinaus zu verantwortlichem und ethischem Verhalten verpflichtet. Die Würde jedes Einzelnen ist zu respektieren. Die gegenseitige Wertschätzung basiert auf innerer Überzeugung und drückt sich auch in der Bereitschaft aus, aktiv dafür einzutreten. Nur auf diese Weise kann sich ein offenes, tolerantes und kooperatives Arbeitsumfeld entwickeln.

1.2 Verhalten Führungskräfte Die Führungskräfte fördern produktives Verhalten durch leistungsbezogene und wertorientierte Ausübung ihrer Führungsaufgaben. Das Führungsverhalten der Führungskräfte sollte ein Beispiel des Respekts für die Würde jedes einzelnen Mitarbeiters darstellen. Durch aufgeschlossenen Umgang mit den Mitarbeitern erzeugen sie eine Arbeitsatmosphäre, die Mitarbeiterzufriedenheit und einen offenen Gedankenaustausch fördert. Sie pflegen einen sachlichen und zielorientierten Umgang mit anderen Personen, der von Höflichkeit, Toleranz und gegenseitiger Rücksichtnahme geprägt ist.

1.3 Verhalten nach außen Alle Mitarbeiter und insbesondere das Führungspersonal müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie mit ihrem Verhalten das Unternehmen darstellen und repräsentieren. Ihr Verhalten beeinflusst sowohl das äußere Ansehen des Unternehmens, als auch dessen Unternehmenskultur.

1.4 Einhalten der Regeln Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, mit den Verhaltensrichtlinien und Betriebsregeln der reinstil GmbH & Co, KG sowie vertraut zu sein und diese Vorschriften zu erfüllen. Sie sind von allen Mitarbeitern einzuhalten.

1.5 Verhältnis zu Dritten Verhältnis zu Lieferanten, Kunden und anderen Geschäftspartnern: Mitarbeiter haben zu vermeiden, dass persönliche Interessen mit den Interessen der reinstil GmbH in Konflikt treten.

1.6 Eigentum der reinstil GmbH & Co. KG Mitarbeiter sind verpflichtet, das Eigentum der reinstil GmbH & Co. KG vor Verlust, Diebstahl, Missbrauch und unbefugtem Gebrauch sowie vor Zugriff oder Veräußerung zu schützen. Mitarbeiter dürfen die Einrichtungen des Unternehmens nur für Zwecke benutzen, die mit ihrem Aufgabenbereich in Verbindung stehen. Über vertrauliche Informationen (also Informationen über das Unternehmen und seine Produkte, die der Allgemeinheit nicht zur Verfügung stehen) ist sowohl während als auch nach Ende der Beschäftigungszeit der Mitarbeiter strenges Stillschweigen zu bewahren.

1.7 Qualitätsverbesserung Es gilt das 4-Augen-Prinzip. Rechnungen/Angebote gehen nicht ohne weitere Prüfung an den Kunden. Größere Kundenprojekte werden vor Versand ebenfalls vorher durch einen zweiten Mitarbeiter geprüft.

1.8 Datenschutz/ Mediennutzung / Vertraulichkeit Mitarbeiter haben die Datenschutz-, Nutzungs-, Zugangs- und Sicherheits- richtlinien des Unternehmens für Software und Informations- technologie-, E-Mail-, Inter-/Intra-/Extranet- und Voice Mail- Systeme sowie Vertraulichkeitserklärungen zu befolgen.

Die Mitarbeiter haben die Datenschutzbedingungen, Vertraulichkeitsvereinbarungen zu beachten und zu unterschreiben.

1.9 Schulung Die reinstil GmbH & Co. KG fördert die Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitern mit dem Ziel guter Arbeitsleistungen bei hohem Qualitätsanspruch. Schulungen, die die reinstil GmbH für Mitarbeiter empfiehlt, sind von Mitarbeitern im Rahmen ihrer Arbeitszeit in Anspruch zu nehmen.

II. Konkrete Betriebsregeln der reinstil GmbH & Co. KG

2.1 Rechnungen Bei sämtlichen Bestellungen, Fahrtkosten und sonstigen Abrechnungen, muss die Abrechnung / Rechnung noch im gleichen Monat eingereicht werden.

2.2 Fahrtkosten und Kostenerstattungen Würde ich bei uns rausnehmen: Termine die außerhalb der lokalen Entfernung zur Firma wahrgenommen werden müssen, sind bei der Geschäftsleitung anzumelden (Formblatt). Anfallende Fahrtkosten, die die Summe von 500 Euro überschreiten sind von der Geschäftsleitung zu genehmigen. Fahrtkostenrechnungen/Kostenrechnungen müssen im Monat des Anfalls eingereicht werden. Pro Kilometer die im Auftrag der reinstil GmbH & Co. KG (in Folge reinstil) mit dem eigenen Pkw geleistet wurden, können 0,30 Euro abgerechnet werden. Eine Abrechnung wird hinfällig, wenn die Fahrkosten/Kosten direkt von reinstil in Form von Bargeld oder Tickets geleistet wurden. Grundsätzlich sind Ausgaben zu belegen. Bei Fehlen des Belegs kann das Geld nicht erstattet werden.

2.3 Verpflegungspauschale Bei Dienstreisen (auch Messen) kann jeder Mitarbeiter die Verpflegungspauschale je nach Abwesenheitsstunden in Anspruch nehmen, wenn keine Verpflegung vom Veranstalter oder von reinstil selbst geleistet werden. Im Zweifel ist dies vor jedem Termin abzustimmen. Die Reisekostenregelung des Gesetzgebers ist bei Frau Reuhl einzusehen.

2.4 Urlaub Der Urlaub ist bei der Geschäftsführung einzureichen und mit ihr abzustimmen. Bei einer Länge von mehr als 2 Tagen sollte der Urlaub frühzeitig beantragt werden. Große Urlaube, mehr als eine Woche, sind bis zum 31. März eines jeden Jahres anzumelden und genehmigen zu lassen. Im Vorfeld ist auf Überschneidungen mit Urlauben anderer Mitarbeiter zu achten (Absprachen besonders in Teams). Von Dezember bis Mitte Januar sind aufgrund des hohen Arbeitsvolumens längere Urlaube nur in Ausnahmefällen möglich.

2.5 Arbeitszeiten Folgende flexible Modelle werden angeboten, hier muss der Mitarbeiter sich auf ein Modell festlegen:

a) Täglich von 9.00 Uhr bis 18.00 Uhr (inkl. 1 Stunde Mittagspause) b) Täglich von 8.30 Uhr bis 17.30 Uhr (inkl. 1 Stunde Mittagspause) c) Mo – Do: 8.30 bis 18.00 Uhr und Freitag von 8.30 bis 15.30 Uhr (inkl. 1 Stunde Mittagspause) d) Mo – Do: 9.00 bis 18.30 Uhr und Freitag von 9.00 bis 16.00 Uhr (inkl. 1 Stunde Mittagspause).

Diese Zeiten sind einzuhalten. Morgens beginnt die Arbeitszeit mit der Aufnahme der Arbeit, nicht mit dem Betreten des Büros. Arztbesuche sind wenn möglich außerhalb oder am Rande der Arbeitszeit zu legen.

2.6 Überstunden

2.6.1.Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche.

2.6.2.Der Mitarbeiter ist verpflichtet, Mehrarbeit/Überstunden zu leisten, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Mehrarbeit/Überstunden werden nicht gesondert vergütet, sondern sind mit dem Gehalt abgegolten, soweit sie einen Umfang von fünf Stunden pro Woche/zwanzig Stunden pro Kalendermonat nicht überschreiten. Mehrarbeit/Überstunden, die Samstags und Sonntags erbracht werden, zählen doppelt und werden grundsätzlich vergütet.. 

2.6.3. Der Arbeitgeber führt ein Arbeitszeitkonto, in dem sämtliche Mehrarbeit/Überstunden festgehalten werden. Sofern nach Ziffer 3. zu vergütende Mehrarbeit/Überstunden erbracht werden, können diese ab einem Kontingent von 20 Stunden nach Rücksprache mit dem Arbeitgeber in natura durch Freizeitausgleich abgegolten werden. Sämtliche dem Arbeitszeitkonto gutgeschriebene Mehrarbeit/Überstunden sind binnen einer Frist von vier Monaten ab dem Zeitpunkt der Erbringung vorrangig durch Freizeitausgleich abzugelten. Nach Ablauf der viermonatigen Frist erfolgt die Vergütung auf Basis des Grundgehalts, sofern die Abgeltung durch Freizeitausgleich nicht möglich war. Die Abrechnung erfolgt mit der nächsten Gehaltsabrechnung. Das Arbeitszeitkonto wird für das laufende Kalenderjahr geführt. Eventuelle Guthaben werden nicht in das nächste Kalenderjahr übertragen, sondern mit der letzten Gehaltsabrechnung des Kalenderjahres zur Abrechnung gebracht.

2.7 Agentursystem/ProSonata Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet seine Arbeitszeiten für Kundenprojekte in Pro Sonata zeitnah, spätestens vor Arbeitsende am Abend einzutragen. Wurde dies vergessen, so muss die Eintragung am darauf folgenden Tag vor Arbeitsbeginn erfolgen. Jeder Mitarbeiter hat seine Eintragungen gegenüber der Geschäftsleitung und im Zweifel auch gegenüber Kunden zu begründen und zu vertreten.

Arbeitszeiten die nicht eingetragen werden, sind Gelder die der Agentur verloren gehen. Dies gefährdet den eigenen Arbeitsplatz und den Arbeitsplatz von Kollegen und ist demnach unternehmensschädigendes Verhalten.

Jedes Projekt hat eine Zeitvorgabe. Ist für den Mitarbeiter zu erkennen, dass diese nicht zu halten ist, so ist umgehend die Geschäftsführung zu informieren und das weitere Vorgehen ist mit ihr abzuklären.

2.8 Neue Jobs Bei neuen Jobs und Projekten bitte Frau Reuhl/Frau Steeg informieren (Kunde, Jobbezeichnung). Sie legen die einzelnen Jobs in ProSonata an.

2.9 Ticketsystem Das Ticketsystem ist als Dokumentation von Kundenprojekten zu nutzen. Bitte die Kunden dazu anhalten, das Ticketsystem ebenfalls zu nutzen.

2.10. Wiki Dokumentationen oder wichtige projektbezogene Inhalte sind in das Wiki-System einzutragen, damit die Informationen für jeden ersichtlich und nachvollziehbar sind.

2.11 Montagsmeeting Das wöchentliche reinstil-Meeting findet jeden Montag um 10.00 Uhr statt. Dabei setzt sich die Agentur ca. 1 Stunde zusammen und bespricht alle Jobs die noch offen sind oder sich in Bearbeitung befinden. Dieser Termin kann auch dazu genutzt werden, jegliche Themen über die Projekte hinaus anzusprechen (persönliches, Vorschläge, Probleme, Fragen und Unvollständigkeiten). Die selbst erstellten To-Do-Listen sind an der Pinnwand.

2.12 Telefondienst Sollte das Telefon bei Kollegen in Abwesenheit klingeln, ist dies umgehend anzunehmen. Frau Reuhl wird in Zukunft täglich von 8.30 bis 10.30 Buchhaltung übernehmen, in dieser Zeit bitte ich sie beim Telefondienst zu unterstützen. Wenn ein Kollege nicht erreichbar ist, ist diesem eine Nachricht per Mail zu hinterlassen, darin muss stehen: Name des Kundens, Telefonnummer, Grund des Anrufs. Bitte nachfragen, wenn man den Kunden nicht verstanden hat. Fehlerhafte Eintragungen schaden dem Ruf des Unternehmens, da Nachfragen oder gar ein Nichterreichen wegen falscher Kollegen-Notizen als nicht professionell wahrgenommen werden.

2.13 Abwesenheitsnotiz Bei Urlaub muss jeder Mitarbeiter selbstständig und ohne Erinnerung auf seinem Email Account eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Eine Vorlage für die Abwesenheitsnotiz ist im Wiki zu finden. Diese Abwesenheitsnotiz ist vor dem Urlaub zu testen!

2.14 Mittagspause Wichtig ist, dass während der Mittagspausenzeit immer jemand als Ansprechpartner für unsere Kunden in der Agentur ist, dies ist unter den Mitarbeitern abzustimmen.

2.15 Korrekte Kalendereintragung Bei der Nutzung des digitalen Kalenders ist bei der Eintragung von Terminen oder Abwesenheit darauf zu achten, dass es für einen Dritten ersichtlich ist, wer sich wo, wann und warum befindet. Einzutragen sind Namen, Grund, Ort und exakte Urzeiten, wobei An- und Abreisen hinzuzurechnen sind. Nur so sind Termine transparent und nur so kann kompetent geantwortet werden, wenn Kunden einen abwesenden Kollegen erreichen wollen.

2.16 Telefonansagen Am Telefon melden wir uns wie folgt: „Agentur reinstil, eigener Vor und Zunamen, guten Tag etc.“

2.17 E-Mail Anreden Die Anrede bei Kunden-E-Mails handhaben wir wie folgt: Kunden oder Adressaten, die wir nicht kennen „Sehr geehrte(r) Frau (Herr) Mustermann, ...“

Kunden oder Adressaten, die wir kennen „Liebe(r) Frau (Herr), ….“

Bei sehr guten Bekannten (Kunden) und Freunden muss jeder Mitarbeiter selbst den richtigen Ton finden.

III. Regelungen Agentur Arbeitsplatz

3.1 Private Handy-Nutzung Während der Arbeitszeit sind Störungen durch die private Nutzung des Handys untersagt. Wir bitten dies zu verstehen, aber die Erfahrung hat uns gelehrt, dass viele Fehler und Störungen von Kollegen von dieser Nutzung ausgehen. Whats-App, Facebook und Co sind Freizeitthemen. Wir bitten Sie deshalb Ihr privates Handy auch nicht im Blickfeld, etwa auf dem Schreibtisch, abzulegen. Ausnahme sind Firmenhandys, über die auch Kunden anrufen. Richten Sie sich bitte selbst Zeiten ein, in denen Sie Mails und SMS beantworten. Nicht jede Mail – auch nicht die von Kunden - darf zu Störungen des Workflows führen.

Privatgespräche können, wenn nötig, gerne über das Festnetztelefon geführt werden. Die Handyregel gilt natürlich nicht für Pausen und für dringende Gespräche im Meetingraum. Familie, Freunde, Bekannte und vor allem Kunden sind jeder Zeit herzlich eingeladen auf dem Festnetz anzurufen!

3.2 Private Internet-Nutzung Die private Nutzung des Internets wie z.B. Zalando, Facebook, Spiegel-Online etc. sind in die Pausen und in die Freizeit zu verlegen. Auch hier ist der Hintergrund die Ablenkung vom Arbeitsprozess. Die Nutzung von Facebook und Co. ist in Verbindung einer Projektarbeit natürlich zulässig. (Die Nutzung des Internets ist in einer gesonderten Anordnung umfassend beschrieben und ist unbedingt zu befolgen)

3.3 Leerlaufzeiten Wenn ein reinstil-Mitarbeiter mal „nichts zu tun hat“, auch das soll mal vorkommen, so gibt es an der Pinnwand allgemeine Arbeitsaufgaben, die in solchen Zeiten geleistet werden sollen. Ansonsten bitte mit der Geschäftsführung sprechen, hier finden sich immer einige „Interne“ Aufgaben. Des Weiteren bitten wir das Schulungsportal VideotoBrain zu nutzen.

3.4 Sauberkeit Vor dem Arbeitsende ist der Schreibtisch aufzuräumen und gegebenenfalls zu reinigen. Papierstapel sind zu reduzieren, wegzuräumen oder abzuarbeiten. Arbeitsschütten bitte auf die Bürostühle stellen und größere Gegenstände auf die Arbeitsvorlagen räumen, damit die Reinigungskräfte „leichtes Spiel“ haben (besonders vor den Wochenenden).

Vor allem ist darauf achten, dass auch unter den Schreibtischen keine Flaschensammlung entstehen! Fensterbänke sind frei zu lassen und privaten Gegenstände wie Fotos sind keine Deko für den Arbeitsplatz.

Der Müll ist in Papier und Plastik zu trennen. An jeden Arbeitsplatz gehören zwei Mülleimer. Für organische Abfälle steht der Mülleimer in der Küche zur Verfügung.

Bitte bedenken Sie, dass wir als Agentur besonders kritischen Blicken unserer Kunden gerecht werden müssen. Wer auf hohem Niveau gestalten will, der muss auch in seiner Umgebung diesem Anspruch gerecht werden.

Vor Kundenmeetings ist die Sauberkeit der Agentur zu prüfen, das gilt insbesondere für den Toilettenbereich.

3.5 Meetingraum Der Meetingraum ist nach jeder Nutzung zu reinigen und aufzuräumen. Dabei sind die Stühle so ordentlich zu platzieren, wie Sie es bei grafischen Arbeiten mit Elementen rund um den Tisch tun würden. Bitte bedenken Sie, dass der Meetingraum eine wichtige Visitenkarte gegenüber Kunden ist.

3.6 Fenster Vor Feierabend bitte alle Fenster kontrollieren auch die in den Toiletten nicht vergessen, sehr wichtig. Rolläden bitte alle herunter lassen. An Feiertagen bitte alle Rolläden die vor den Pflanzen sind so kippen, dass genügend Licht für die Pflanzen ins Büro einfällt. Bei Ansage von Sturm/Unwetter die Rollos nicht nach unten lassen.

3.7 Türen Bevor man abends die Agentur verlässt, ist abzuklären, ob noch andere Mitarbeiter im Haus sind. In Absprache ist unter diesen Mitarbeitern sicher zu stellen, dass die Eingangstüren verschlossen werden. Nach 18.00 Uhr ist auf jeden Fall beim Weggehen das „Häckchen an der Eingangstür“ nach oben zu legen, damit Unbefugte die Tür nicht mehr von außen öffnen können.

3.8 Elektronische Geräte ausschalten Alle elektronischen Geräte, Drucker, Computer und auch der Fernseher (Meeting-Raum) sind auszuschalten

3.9 Heizung Die Heizung ist abends auf den blauen Punkt zurückzudrehen, dies gilt auch für Wochenende.

3.10. Drucker Bitte bei den Ausdrucken A4 möglichst den Farbdrucker unten nutzen und hier nur das günstige 80gr Papier(Xerocopy Basic A4) nutzen. Es ist darauf zu achten, dass Farbausdrucke vermieden werden, außer Rechnungen, Präsentationen etc. Für A3 Farb-Ausdrucke ist der große Drucker oben zu nutzen.

Private Druckkopien sind in geringen Mengen zulässig. Ab 10 Farbkopien/Ausdrucken bitte mit Frau Reuhl abstimmen.

3.11 Postdienst/Wasserdienst Jeder Mitarbeiter hat abwechselnd eine Woche lang Postdienst/Wasserdienst. Frau Reuhl informiert in jedem Montagsmeeting wer diese Aufgabe übernehmen darf. Ansonsten ist die Liste über den Server einsehbar. Die „Postkarte“ bei Verschickung und Zahlung von Päckchen bei der Post händigt ebenfalls Frau Reuhl aus, diese muss nach Verwendung umgehend zurück gegeben werden.

3.12 Ausgaben Müssen Mitarbeiter Barausgaben für reinstil tätigen, so ist Frau Reuhl kassenberechtigt. Ist sie nicht anwesend, so bitte Auslagen im kleinen Umfang vorlegen und mit Frau Reuhl abrechnen oder die Geschäftsleitung ansprechen.

3.13 Parkplätze Es sind zuerst die hinteren Parkplätze der Reihe nach zu belegen (Seite rotes Haus/Keuler Nr. 15). Die Parkplätze unmittelbar rechts am Eingang sind für die Kunden und Gäste frei zuhalten. Die beiden vorderen Plätze der beiden langen Reihen sind Smartparkplätze – aus Gründen der Eigenwerbung bitte nicht belegen. Generell nur Vorwärts einparken – Pflanzen und Gebäude sagen danke!

3.14 Briefkasten Der Briefkasten muss jeden Tag geleert werden. Falls Frau Reuhl nicht im Haus sein sollte, bittet reinstil jeden Mitarbeiter dran zu denken diesen zu leeren.

3.15 Anlagen reinstil bittet dringend alle Mitarbeiter auf die Sauberkeit des Firmenumfeldes mit zu achten. Bitte Papier und sonstigen Unrat entfernen und entsorgen. Hier gibt, was generell für eine Agentur mit Gestaltungsanspruch gibt. Kunden achten sehr genau darauf, wie wir uns präsentieren. Nicht zuletzt kommt ein schönes Umfeld uns allen zugute.

3.16 „Willi-Wichtig“-Ordner Jeder Mitarbeiter erhält einen Ordner, in diesem Ordner sind „Agentur Manual“, Datenschutzbestimmungen, Urlaubszettel und andere wichtige Dinge einzuheften. Dieser Ordner ist vom Mitarbeiter selbst zu aktualisieren.

3.17 Interne Kommunikation Auf dem Startscreen des Browsers findet man unser Intranet. Dort befinden sich: die Durchwahlen und Telefonnummern der Kollegen, den Link zu ProSonata, unser Ticket-System und Wiki.

3.18 Mitarbeiter-Gespräche Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf ein jährliches Mitarbeiter-Feedbackgespräch. Dabei hat jeder reinstil-Mitarbeiter die Gelegenheit in vertraulicher Atmosphäre Feedback auf seine Leistungen zu erhalten und sich mitzuteilen. Die Gespräche dienen der sozialen Kommunikation im Arbeitsverhältnis, sie dienen aber auch und besonders der Weiterentwicklung jedes Mitarbeiters und der Agentur.

IV. Mitarbeiter Benefits

4.1 Mitarbeiterprovision Jeder Mitarbeiter, der Neukunden akquiriert, erhält eine Provision von 10% auf den Gewinn (Deckungsbeitrag 2 = Umsatz – Fremdkosten – Mitarbeiterkosten - Verwaltungskosten) der Projekte. Die Deckungsbeitragsrechnung ist in ProSonata hinterlegt und kann auf Anfrage eingesehen werden. Die Provision wird quartalsweise abgerechnet und überwiesen.

4.2 Sonderleistung Alle Mitarbeiter erhalten, wenn Sie ein ganzes Jahr bei reinstil tätig sind, eine steuerfreie Sachleistung im Wert von bis zu 40 Euro.

4.2 Mitarbeiter Jubiläen Mitarbeiter, die fünf Jahre im Unternehmen sind, erhalten einmalig drei Tage Sonderurlaub. Mitarbeiter, die zehn Jahre im Unternehmen sind, erhalten einmalig 5 Tage Sonderurlaub. Diese Sonderurlaube sind wie Urlaube mit der Geschäftsleitung abzustimmen und zu terminieren.